PLANIFICACION La fase de planificaci'n del control de gesti'n comprende dos etapas: - Revisi'n General: Es la etapa en la cual obtiene informaci'n sobre el organismo, programa o proyecto a examinar. Se analizan Convenios, Leyes, Reglamentos, Normas Especificas, a fin de que el auditor obtenga un conocimiento general de los fines, objetivos, metas y recursos del Programa a auditar. - Revisi'n Estrat?gica: Es la etapa en la cual el auditor re'ne informaci'n en la propia entidad, programa o proyecto, relativa al control interno y al sistema de informaci'n del ente. En nuestra opini'n, para poder planificar, el auditor debe, previamente conocer el funcionamiento del programa, vali?ndose en este caso del estudio del control interno imperante en el ente. En este sentido, el control interno es un instrumento de gesti'n, que deber'a ser utilizado por las administraciones, para proporcionar una garant'a razonable de que se cumplan los objetivos del programa o proyecto, conforme lo establecen los Convenios respectivos. El responsable ejecutor del programa y/o el Director de toda instituci'n p'blica debe asegurar, no s'lo el establecimiento de una estructura de control interno adecuada, sino tambi'n, la revisi'n y actualizaci'n de la misma, para mantener su eficacia. Un Sistema de control interno esta constituido por todas las pol?ticas y procedimientos adoptados por la m'xima autoridad, para ayudar a lograr el objetivo de la administraci'n, asegurando una conducci'n eficiente y ordenada, que incluya la prevenci'n y detecci'n de fraude o error, la precisi'n, integridad y oportunidad de la informaci'n contable.
Existen Normas Espec?ficas de Control Interno compuestas de: ?Documentaci'n: La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos deben estar claramente documentados y la documentaci'n debe estar disponible para su verificaci'n. ?Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos: Las transacciones y hechos significativos deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados. ?Autorizaci'n y ejecuci'n de las transacciones y otras operaciones: Las transacciones y hechos significativos s'lo podr'n ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que act'en dentro del ?mbito de sus competencias. ?Divisi'n de las tareas: Las tareas y responsabilidades esenciales ligadas a la autorizaci'n, tratamiento, registro y revisi'n de las transacciones y hechos deben ser asignadas a personas diferentes. ?Supervisi'n: Debe existir una supervisi'n competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno. ?Acceso a los recursos y registros y responsabilidad ante los mismos: El acceso a los recursos y registros debe limitarse a las personas autorizadas para ello, quienes est'n obligadas a rendir cuenta de la custodia o utilizaci'n de los mismos. Para garantizar dicha responsabilidad, se cotejar'n peri?dicamente los recursos con los registros contables y se verificar? si coinciden. La frecuencia de estas comparaciones depende de la vulnerabilidad de los activos. Desde el punto de vista del auditor, la existencia de un adecuado control interno tendr? importancia al PLANIFICAR, porque en esta etapa (Revisi'n Estrat?gica) deber? evaluar su funcionamiento, para definir si el sistema de informaci'n es confiable; y con ello el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoria a realizar.
El control interno tiene componentes que deben ser analizados por el auditor, como sigue: ?El ambiente de Control, concepto ?ste, fuertemente influenciado por la cultura y los valores ?ticos del personal responsable de la administraci'n y monitoreo de los sistemas de control. Existe un adecuado ambiente de control cuando hay compromiso compromiso por parte de las autoridades del ente, vinculado al cumplimiento de los procesos de control; Capacitaci'n del Personal estimulada e incentivada por las autoridades y una adecuada Separaci'n de Funciones: Se deber? evaluar que se encuentren adecuadamente separada las funciones como ser: 1. Autorizaci'n de operaciones; 2. Registraci'n de las operaciones; 3. Custodia de Activos (funciones de tesorer'a, entre otras). En este aspecto y como control preventivo es importante que en un ente, ninguna persona decida una transacci'n en forma individual, desde su inicio hasta su cancelaci'n. Cuando esto ocurre estamos frente a un control interno d'bil o pr?cticamente ausente. Contribuye al ambiente de control la clara asignaci'n de autoridad y responsabilidad. Es fundamental adem's, que todo el personal que se desempe'a en una organizaci'n tenga clara comprensi'n de sus responsabilidades y est'n notificados de las reglas que rigen en el ente respecto de sus acciones. Es importante para aumentar el ambiente de control, que la m'xima autoridad describa el trabajo a realizar por los empleados y determine las l'neas de autoridad y responsabilidad. ?La Evaluaci'n del riesgo de auditoria: Frente a un ambiente de control deficiente, mayores ser'n los riesgos de auditoria, raz'n que influir? en forma directamente proporcional en la definici'n del tama'o de la muestra, y a los procedimientos a aplicar. Existen factores que podr'an ser indicativos del mayor riesgo de auditoria, como ser: los cambios en el ambiente operaciones del ente, los cambios de personal, la implementaci'n de sistemas de informaci'n nuevos, el crecimiento r'pido de una administraci'n, sin la adecuada organizaci'n y estructura, entre otros. ?La informaci'n y comunicaci'n dentro de la organizaci'n que se audita: cuando las decisiones de las autoridades del ente se toman en base a informaci'n no oficial, es decir a aquella que no surge de registros contables del ente, se esta frente a un indicados de que la informaci'n no es confiable y esto afecta el riesgo de auditoria. ?Las actividades de monitoreo: son aquellas acciones vinculadas a la comprobaci'n de que los procedimientos de control de una organizaci'n se realizan en forma efectiva y uniforme. Como organismos de Control Externo, debemos centrar nuestro trabajo en la evaluaci'n de los controles internos existentes en las entidades fiscalizadas y determinar si son, en principio, adecuados y, en la pr?ctica, eficaces. En caso de que los controles se revelen como insuficientes, habr? que documentar ?ntegramente sus deficiencias, sus causas y posibles efectos y comunicarlos sin dilaci'n a la entidad fiscalizada. La etapa de PLANIFICACION concluye con la formulaci'n de un programa de auditoria, que constar? de los siguientes ?tems: I.Identificaci'n del Sujeto: (Jurisdicci'n, Organismo y Programa) II.Definici'n del Objeto de Auditoria III.Definici'n del Alcance de la Auditoria (tama'o de la muestra seleccionada y el periodo que abarca el control) IV.Procedimientos de Auditoria a aplicar Adem's deber? indicar los Recursos Humanos y Materiales necesarios y el cronograma tentativo de actividades.
La imagen corporativa y su tratamiento comunicativo, no son un fen?meno reciente, ni mucho menos. Desde las antiguas marcas personales de reyes, instituciones e industrias, hasta llegar al packaging, el producto y su aspecto f'sico como una forma de personalizaci'n y promoci'n de art?culos de consumo ha pasado poco m's de un siglo. Por tanto, los or?genes m's remotos de la imagen corporativa, podemos encontrarlos en la her?ldica. A lo largo de la historia de la humanidad la her?ldica ha sido un elemento esencial identificativo y no s'lo de las gentes de linaje, sino del com'n de los individuos. En sentido amplio, her?ldica es la ciencia que estudia la representaci'n gr?fica de los apellidos y los linajes. Modernamente, podemos entenderla como el arte del estudio de toda la representaci'n simb?lica. Los escudos o emblemas her?ldicos tienen su origen en los adornos de los escudos de armas medievales y han pasado al uso civil como representaci'n de los nombres de las familias. Todas las instituciones p'blicas y privadas poseen alguna forma de representaci'n gr?fica o her?ldica. No debe confundirse a la hora de elaboraci'n de una imagen de identidad corporativa lo que es el logotipo de marca con la her?ldica. Es habitual que las modernas institucionales al margen de su her?ldica tradicional, reservada para el material impreso, banderas y elementos de uso en grandes solemnidades, deseen poseer una imagen corporativa funcional de uso corriente a emplear en la vida cotidiana, en camiones de reparto, servicios de limpieza, taxis... En este caso, y a partir de los elementos her?ldicos tradicionales se suelen elaborar logotipos identificativos que recuerden vagamente al elemento her?ldico de partida. Como dec?amos, con un simple vistazo a la evoluci'n publicitaria de los ?ltimos a'os resulta sencillo comprobar la importancia que desde las empresas e instituciones se concede a la imagen y la comunicaci'n corporativa. Vemos, por lo tanto, que cada vez se producen mejores productos, m's homog?neos y parecidos entre s? desde el punto de vista de la calidad y al darse esta circunstancia, las empresas e instituciones tienen la necesidad de diferenciarse emocionalmente de sus competidores para lo que acuden a servicios de Comunicaci'n y Relaciones P'blicas que desarrollan trabajos de comunicaci'n e imagen corporativa. Esta imagen corporativa, como percepci'n mental que tienen los diferentes p'blicos de la organizaci'n a trav's de todos los mensajes que proceden de ?sta , puede resultar fundamental a la hora de comunicar determinadas sensaciones y/o percepciones a los distintos p'blicos de la instituci'n, pero hay que tener en cuenta que el proceso de construcci'n y consolidaci'n de una imagen corporativa eficaz lleva tiempo y resulta bastante costoso, no s'lo en t'rminos econ?micos, sino por cuanto uno de los principios b'sicos de la comunicaci'n corporativa es que la instituci'n debe hablar con una sola voz si desea que su mensaje sea percibido claramente . La imagen corporativa de la que hablamos y que constituye una de las principales apuestas que se realizan hoy d'a desde las instituciones, efect'a una serie de aportaciones que redundan en el mensaje y sus propios emisores. De hecho, una buena imagen corporativa: a)transmite notoriedad, prestigio y personalidad p'blica; b)sit'a socialmente su verdadera identidad; c)favorece estrategias de crecimiento; d)posibilita un manejo t'ctico de los mensajes. Por todo ello, la importancia que se concede a esta t'cnica de Relaciones P'blicas dentro de cualquier instituci'n queda m's que justificada, especialmente si atentemos a que toda instituci'n que aspire a su desarrollo o a mantener unas terminadas cuotas de poder, tiene que asumir la responsabilidad moral suficiente para poder responder y adaptarse a las modificaciones y expectativas que genera el propio medio ambiente, as? como para aportar, contribuir e incidir con su acci'n social a la configuraci'n del mismo. Esto resulta imprescindible para controlar la entrop'a y, en consecuencia, la imagen corporativa de la instituci'n y la empresa . Todo sin olvidar que un buen trabajo corporativo debe poder gestionar un producto que sea capaz de adaptarse al cambio procedente del mundo institucional, en el cual, s'lo una identidad corporativa fuerte, coherente y consistente permitir? a las compa??as adaptarse a los cambios, seg'n se desprende del siguiente gr?fico: