Document Mgt System

Kehilangan Dokumen dan Tingginya Biaya Ruang Penyimpanan Dokumen merupakan permasalahan utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi / perusahaan pada saat ini, terlebih bagi mereka yang memiliki dokumen kertas dalam jumlah besar.

Beruntung bahwa pada saat ini kita sudah memiliki solusi untuk mengatasi permasalahan ini, yaitu dengan menerapkan sistem kantor digital (Digital Office).

Di dalam sistem Digital Office, dokumen kertas ditransformasikan ke dalam bentuk file image dan disimpan secara elektronis dalam media digital seperti : DVD, harddisk, dll.

Proses penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, menampilkan, bahkan pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan komputer.

Di samping itu, perusahaan juga dapat meningkatkan kinerja dengan menerapkan solusi workflow untuk melakukan otomatisasi proses bisnis secara elektronis ke seluruh bagian, bahkan dengan pihak eksternal perusahaan sekalipun secara mudah, akurat, efisien, dan konsisten. Sebagaimana tuntutan bisnis masa kini: bekerja efisien bukanlah tujuan - hanyalah kewajiban untuk dapat bertahan. Kita membutuhkan segala macam kelebihan untuk tetap unggul dari kompetitor kita.

Information & Process Management

Lebih spesifik mengenai benefit dari penerapan Digital Office :

• Meningkatkan response time - Penemuan kembali, update, menyimpan, dan pendisitribusian dokumen yang lebih cepat

• Efisiensi ruang penyimpanan - Secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, ataupun media elektronis lainnya.

• Menurunkan biaya tambahan seperti : kertas, foto-copy, kabinet, dll.

• Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen

• Document Sharing - pemakaian dokumen secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus

• Mekanisme keamanan dokumen yang handal - yaitu mekanisme untuk mengatur kewenangan akses masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan

• Membantu merealisasikan kebijakan bisnis perusahaan

• Mengurangi atau bahkan menghilangkan faktor kemacetan proses bisnis - yang kebanyakan disebabkan ketidak-hadiran staff terkait ataupun pergantian staff baru

Solusi Keamanan Data

Kebocoran Informasi dan Kegagalan Sistem dapat menyebabkan kerugian baik di sisi finansial maupun produktifitas perusahaan. Oleh sebab itu infrastruktur IT yang kokoh dan tangguh sudah menjadi suatu keharusan. Faktor keamanan adalah sesuatu yang tidak dapat ditawar lagi di dalam dunia IT, terlebih jika Anda terhubung ke internet.

Semua materi internet yang Anda baca, kirim, ataupun terima memiliki potensi resiko. Firewall, password, dan enkripsi tidak dapat melindungi Anda. Kebocoran Informasi telah menyebabkan tingkat kerugian mencapai miliaran dolar setiap tahunnya. Ini adalah ancaman terhadap jaringan yang menghancurkan ataupun memboroskan lebih banyak sumber daya daripada yang lain. Ini juga merupakan ancaman terhadap bagian perusahaan yang paling terbuka perlindungannya :

• Email bervirus

• Program jahat yang ter-download dari website

• Kebocoran informasi rahasia bisnis

• Surfing dan e-mail untuk kesenangan pribadi

• Spam yang memboroskan bandwidth, waktu, and ruang harddisk

FAKTA:

• 75% serangan virus adalah melalui attachment

• 84% kebocoran informasi disebabkan oleh kesalahan internal sendiri (Sumber : IDC Report)

• Junk dan Spam email menimbulkan kerugian bagi pengguna internet di skala dunia sebesar £6.4 miliar per tahun (A European Commission report)

• 5Mb attachment berisi screensaver menghabiskan bandwidth sama besarnya untuk 160 email berupa text

Bermitra dengan nama-nama seperti Kaspersky, Websense, Symantec, dan vendor layanan content security ternama lainnya, Asiasoft akan membantu perusahaan Anda meningkatkan keamanan jaringan - meminimalkan resiko dari serangan virus, Trojan Horses, dan junk mail. Kami ingin memastikan aset perusahaan Anda terlindungi dari virus dan ancaman eksternal lainnya.