Las comunicaciones dentro de la empresa, como entre ?sta y su mercado o entorno econ?mico, dependen de la correcta circulaci'n de la informaci'n entre las partes involucradas. Se requieren sistemas adecuados para asegurar que los distintos departamentos funcionales logren sus objetivos. Los sistemas de ofim?tica e inform?ticos est'n dise?ados para aportar un gran n'mero de procedimientos sistematizados para alcanzarlos.



Los principios de una correcta empresarial han sido llevados a cabo durante muchos a'os, todo ello basado en la experiencia y la pr?ctica de los gestores. Sin embargo, al cambiar las demandas funcionales de una organizaci'n comercial, por ejemplo, tambi'n los sistemas de control deben responder a la nueva situaci'n.

Existen en la actualidad ciertas consideraciones b'sicas que deben ser establecidas antes de implementar o revisar los procedimientos administrativos:

El prop?sito de la oficina perif?rica y el papel que representa dentro de la organizaci'n general.

Las interacciones con otras unidades de negocio y con el mercado objetivo.

La naturaleza y la vigencia de los sistemas disponibles para la gesti'n administrativa.

Los procedimientos empleados: c'mo est'n dise?ados y por qui'n.

Los m'todos empleados y los equipos implantados.

La planificaci'n y control de los trabajos para verificar los resultados alcanzados (cantidad y calidad).

Antes de analizar los procedimientos actuales deberemos definir claramente el prop?sito que se pretendi? en la implantaci'n inicial y demostrar que la nueva implantaci'n puede ser lograda alterando los antiguos procedimientos.

La definici'n del prop?sito de la revisi'n, es decir, lo que se pretende lograr, es la parte m's importante y quiz's la m's dif?cil en este an?lisis preliminar. Sin embargo, es un paso esencial si la soluci'n que va a ser establecida es mejor y m's efectiva en costes que la anterior.

A veces esta definici'n de prop?sitos es mal interpretada en el enfoque: deberemos estudiar el fin--el prop?sito-- que pretendemos conseguir antes que el m'todo. Una vez que el nuevo procedimiento ha sido establecido, la selecci'n del m'todo y las actividades que intervienen pueden iniciarse sin problemas.

Los procedimientos deben ser dise?ados sistem?ticamente para asegurar que todos los objetivos establecidos en dicho procedimiento son cumplimentados. El uso correcto e imaginativo de los recursos disponibles de los procedimientos y m'todos aplicados, ofrecer'n sin duda un servicio superior a la empresa y a sus gerentes funcionales.

Una vez establecidos estos procedimientos, deben ser formalmente registrados y las actividades controladas para asegurarnos que est'n de acuerdo con el procedimiento normalizado. Estos formar'n parte del manual de calidad de la gesti'n funcional interna de la empresa. Un proceso sistem?tico claramente definido, aprobado y posteriormente establecido, nos aportar? siempre resultados ?ptimos en nuestra gesti'n.

Los problemas t'picos para la recopilaci'n de informaci'n podr'an incluir:

?Solo existe informaci'n parcial, lo que conduce a tomar decisiones incorrectas.

?Demasiada informaci'n podr'a confundir los verdaderos puntos de referencia.

?Una informaci'n irrelevante dar? lugar a confusi'n.

?La distorsi'n de la informaci'n y la p'rdida de credibilidad de ?sta, provoca incertidumbre.

?Fuente de informaci'n con errores en el origen de la misma.

Para superar estos problemas, es importante que la empresa desarrolle un sistema efectivo para la selecci'n y administraci'n de la informaci'n.

La constante evoluci'n que tiene la empresa, como ente din?mico que es, para ser armoniosa precisa de un conocimiento y control permanente de la misma. La falta de recursos, de tiempo o la continua presi'n a la que est? sometido la Gerencia, hacen que la mayor'a de los responsables de la gesti'n, los empresarios en definitiva, no controlen su empresa o lo que es peor, no la conozcan.